Identificación del Proyecto

La empresa de transporte de pasajeros "Anabalón" se dedica al traslado de personal de empresas tales como VTR, DHL, entre otras en la ciudad de Santiago. También realiza viajes a regiones a personas y instituciones.

FORMATO DE MINUTA DE REUNION

 

Este es un ejemplo de formato de minuta de reuion. En el grupo adjuntare el archivo .doc para que lo puedan editar si lo desean. 

Atte, VIPAKA.

¿CÓMO ELABORAR UNA BUENA MINUTA DE REUNIÓN?

Muchos proyectos tienen muchos participantes, muchas decisiones importantes que tomar, y por lo tanto, muchas reuniones.
A veces los participantes del proyecto sufren de una enfermedad llamada ”reunionitis”, la cual no te deja avanzar con tus propias tareas y hace que muy frecuentemente en una reunión te preguntes:  ¿Para qué estoy aquí?
Una buena gestión asume una buena gestión del tiempo de los miembros del equipo del proyecto.  Una buena práctica es escribir minutas de las reuniones en el proyecto, con dos objetivos:

1. Para registrar los issues tratados y las decisiones tomadas con respecto a éstos.

2. Para distribuir las minutas de reunión entre personas que no era necesario que estén presentes, pero que necesitan saber lo que se habló en ella.
Una buena minuta de reunión tiene tres partes bien diferenciadas:

       A. Identidad de la reunión: código o nombre del proyecto, fase del proyecto a la cual pertenece la           reunión, fecha y lugar de la reunión, asistentes (nombre, organización y cargo).

       B. Issues tratados: una lista de issues tratados en la reunión, provenientes de la bitácora de issues del proyecto. Con respecto a cada issue, descripción y decisiones tomadas. Idealmente, esta lista de issues a tratar se deberá distribuir a todos los asistentes
antes de la reunión, para ganar tiempo y no hablar de temas irrelevantes una vez reunidos.

     C. Responsabilidad del documento: “elaborado por”, fecha y “aprobado por” si es necesario.

En muchos proyectos las minutas de reunión se perciben como un documento burocrático sin ninguna utilidad, y esto sucede porque no se usan correctamente. Si son usadas correctamente, las minutas de reunión deberían ayudar a ahorrar tiempo, no a perder tiempo.

A continuación mostraremos un ejemplo de minuto en una empresa:

Caso de Uso Hotel

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